Privacy policy

Inleiding

Wij (Luuma AI) bieden een SaaS-platform met AI-functionaliteiten, waaronder AI-chatbots, AI-agents, automatiseringen en API-integraties. Bescherming van persoonsgegevens vinden wij belangrijk. Daarom gaan wij zorgvuldig om met persoonsgegevens en verwerken wij deze in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In dit privacy statement leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens en welke rechten betrokkenen hebben.

1. Definities

In dit privacy statement wordt verstaan onder:

• Betrokkene: iedere natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt;

• Derde-diensten: diensten van derden waarmee de Diensten kunnen integreren;

• Diensten: de door Luuma AI aangeboden software en AI-functionaliteiten (SaaS);

• Gebruiker: een natuurlijke persoon die namens of via de Opdrachtgever gebruikmaakt van de Diensten;

• Opdrachtgever: de partij die gebruikmaakt van de Diensten en optreedt als verwerkingsverantwoordelijke;

• Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zoals bedoeld in de AVG;

• Subverwerker: een door Luuma AI ingeschakelde derde partij voor de verwerking van persoonsgegevens;

• Verwerker: Luuma AI, voor zover wij persoonsgegevens verwerken namens de Opdrachtgever;

• Verwerkingsverantwoordelijke: de partij die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.

2. Welke rollen en verantwoordelijkheden hebben wij?

Websitegebruikers

Voor persoonsgegevens van bezoekers van onze website treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke en bepalen wij zelf het doel en de middelen van de verwerking.

Gebruik van de Diensten

Bij gebruik van de Diensten treedt de Opdrachtgever op als verwerkingsverantwoordelijke en wij als verwerker. Dit betekent dat de Opdrachtgever bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden, terwijl wij deze gegevens uitsluitend verwerken in opdracht van de Opdrachtgever. De Opdrachtgever is daarbij verantwoordelijk voor het beschikken over een geldige rechtsgrond voor de verwerking, het informeren van betrokkenen en het rechtmatig gebruik van de Diensten.

Naast de verwerking van persoonsgegevens namens de Opdrachtgever verwerken wij ook technische gegevens, zoals IP-adressen, browsergegevens en gebruiksstatistieken, ten behoeve van het functioneren, beveiligen en optimaliseren van de Diensten. Voor deze verwerking treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke en bepalen wij zelfstandig het doel en de middelen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken, voor zover sprake is van persoonsgegevens, de volgende categorieën gegevens:

• naam, e-mailadres en telefoonnummer;

• account- en identificatiegegevens;

• facturatiegegevens;

• communicatie- en interactiegegevens (zoals chatberichten);

• input en prompts;

• AI-output (voor zover deze persoonsgegevens bevat);

• gebruiksgegevens en metadata, voor zover deze betrekking hebben op een identificeerbare natuurlijke persoon, waaronder tijdstippen, interacties, logs, IP-adressen, browsergegevens en gebruiksstatistieken.

Onze rol (verwerkingsverantwoordelijke of verwerker) bij de verwerking van deze persoonsgegevens is afhankelijk van de context en wordt nader toegelicht onder punt 2 hierboven.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij Opdrachtgevers dergelijke gegevens via de Diensten invoeren. In dat geval blijven Opdrachtgevers hiervoor volledig verantwoordelijk en dienen zij te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• levering van de Diensten;

• ondersteuning, onderhoud en beveiliging;

• analyse en verbetering van de Diensten (uitsluitend in geanonimiseerde of niet-herleidbare vorm);

• administratie en facturatie;

• communicatie en marketing, voor zover toegestaan op basis van gerechtvaardigd belang of toestemming.

5. Op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat, zoals vereist op grond van de AVG. Dit betekent dat wij bij de verwerking van persoonsgegevens gebruikmaken van de volgende grondslagen:

- uitvoering van de overeenkomst;

- wettelijke verplichtingen;

- gerechtvaardigd belang (zoals beveiliging en verbetering van onze Diensten);

- toestemming (indien vereist).

6. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens op verschillende manieren, afhankelijk van hoe onze website en Diensten worden gebruikt. Persoonsgegevens kunnen door ons worden verkregen:

- rechtstreeks van betrokkenen;

- van en via Opdrachtgevers (bijvoorbeeld wanneer zij zelf gegevens verstrekken of persoonsgegevens via de Diensten invoeren of laten verwerken);

- door gebruik van de Diensten;

- via integraties met derden en Derde-diensten.

Het verstrekken van persoonsgegevens kan noodzakelijk zijn voor het gebruik van de Diensten. Indien deze gegevens niet worden verstrekt, is het mogelijk dat (delen van) de Diensten niet beschikbaar zijn.

7. Hoe gaan wij om met persoonsgegevens bij AI-functionaliteiten?

Wij maken gebruik van AI-functionaliteiten bij de verwerking van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens die via de Diensten worden verwerkt, worden niet gebruikt voor het trainen van algemene AI-modellen, tenzij deze zijn geanonimiseerd of hiervoor toestemming is verkregen.

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering, beveiliging, onderhoud of verbetering van de Diensten en in overeenstemming is met de AVG.

Wij streven naar transparant en verantwoord gebruik van AI-functionaliteiten. Wij kunnen desgevraagd nadere informatie verstrekken over de wijze waarop AI-functionaliteiten omgaan met persoonsgegevens.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Na beëindiging van het account bewaren wij persoonsgegevens en workspace-data maximaal 6 maanden voor export, herstel, support en administratieve afhandeling.

Daarna verwijderen wij deze gegevens uit actieve systemen of anonimiseren wij deze, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Back-ups kunnen tijdelijk nog gegevens bevatten en worden periodiek overschreven.”

9. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze Diensten, het voldoen aan wettelijke verplichtingen of het waarborgen van de beveiliging en continuïteit van onze systemen. In dat kader kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met:

• hosting- en cloudproviders;

• AI-dienstverleners;

• IT-dienstverleners;

• bevoegde autoriteiten (indien wettelijk verplicht).

Wij schakelen Subverwerkers in in overeenstemming met de AVG en zorgen ervoor dat met deze partijen passende contractuele afspraken worden gemaakt ter bescherming van persoonsgegevens. Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, treffen wij, indien vereist, passende waarborgen, zoals het gebruik van Standard Contractual Clauses.

Een actuele lijst van subverwerkers is beschikbaar op verzoek

10. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging of openbaarmaking. Daarbij houden wij rekening met de stand van de techniek, de aard van de verwerking en de risico’s voor betrokkenen. Onze maatregelen omvatten:

• encryptie (TLS/HTTPS);

• toegangsbeheer en multi-factor authenticatie;

• logging en monitoring;

• beveiligingsupdates;

• incident management procedures.

Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is op verzoek beschikbaar.

11. Welke rechten hebben betrokkenen?

Op grond van de AVG hebben betrokkenen verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Deze rechten stellen hen in staat om controle te houden over de verwerking van hun gegevens. Het gaat hierbij om het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Indien u gebruik wilt maken van één van deze rechten, kunt u hiervoor een verzoek indienen via info@luuma.ai. Wij streven ernaar om dergelijke verzoeken zo snel mogelijk te behandelen. Wij kunnen aanvullende informatie opvragen om de identiteit van de verzoeker te verifiëren.

Indien u van mening bent dat wij niet op juiste wijze omgaan met persoonsgegevens, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens ().

12. Hoe gaan wij om met datalekken?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om datalekken zoveel mogelijk te voorkomen. Indien zich toch een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, handelen wij in overeenstemming met de AVG.

Wanneer wij optreden als verwerker, informeren wij Opdrachtgevers onverwijld en verstrekken wij alle relevante informatie die nodig is om te kunnen voldoen aan eventuele meldplichten.

Wanneer wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke, beoordelen wij of de inbreuk moet worden gemeld aan de toezichthouder en/of betrokkenen en handelen wij conform de wettelijke meldplichten.

13. Hoe maken wij gebruik van cookies?

Wij gebruiken functionele cookies en analytische cookies, waaronder Google Analytics. Voor cookies waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf toestemming via onze cookiebanner. Meer informatie staat in onze cookieverklaring.

14. Hoe gaan wij om met externe diensten?

Onze website en Diensten kunnen verwijzingen bevatten naar externe websites, integraties of andere diensten van derden. Wanneer u gebruikmaakt van dergelijke externe diensten, kan het zijn dat deze partijen zelfstandig persoonsgegevens verwerken. Wij hebben geen controle over en zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door deze derden. Wij adviseren daarom om de privacyverklaringen van deze partijen te raadplegen.

15. Hoe gaan wij om met wijzigingen in dit privacy statement?

Wij kunnen dit privacy statement van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze Diensten wijzigen of wanneer wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie van dit privacy statement is altijd beschikbaar via onze website. Wij adviseren u om deze pagina regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

16. Hoe kunt u contact met ons opnemen?

Heeft u vragen over dit privacy statement of over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens? Of wilt u gebruikmaken van uw rechten? Neem dan contact met ons op via info@luuma.ai. Wij helpen u graag verder.

Versie: 25 maart 2026 Laatste update: 25 maart 2026